Primăria Lupeni / 1.700.000 documente vor fi arhivate și digitalizate

Primăria Lupeni a achiziționat servicii de retro-digitalizare în cadrul  Proiectului „Proceduri Administrative Simplificate prin Eficientizare Digitală – la Primăria Municipiului Lupeni“.

Pe scurt, toată arhiva de documente a Primăriei Lupeni va fi digitalizată, iar în 15 luni de acum înainte cetățenii din Lupeni vor putea accesa documentele de interes, on-line.
Procesul de arhivare electronică și fizică va fi realizat de Diacostampet, contra sumei de 793.800 lei.
Serviciile achiziționate sunt: servicii de arhivare fizică a documentelor; servicii de arhivare electronică; servicii de depozitare fizică a documentelor după prelucrarea arhivistică.
Proiectul, finanțat cu bani europeni, promovează accesibilitatea la tehnologia informației și a comunicațiilor în scopul realizării incluziunii grupurilor dezavantajate cu acces limitat sau problematic. Proiectul promovează accesibilitatea persoanelor la servicii, inclusiv pentru persoanele cu dizabilități.
Activitatea constă în scanarea și indexarea unor documente din arhiva istorică care prezintă valoare operațională în prezent. Se vor identifica volumele de documente de prezintă interes pentru instituție, nu se vor digitaliza documentele cu termen de păstrare sub 4 ani, iar cele mai vechi de 10 ani se vor digitaliza doar dacă au valoare operațională justificată. Copiile digitale vor fi indexate, sub raportul conținutului și a identificatorilor documentelor/ grupărilor de documente din care fac parte, iar rezultatul va fi predat pe suport optic/ magnetic pentru a putea fi accesat prin sistemul de management al documentelor extins cu modulul de arhivă electronică.
Sunt vizate pentru procesul de arhivare 40.000 de dosare, 1.600.000 de documente formate A4, A3 și 100.000 de documente formate A2, A1, A0.
Documentele vor fi pe grupe de unități arhivistice, în ordine cronologică. Vor fi deprăfuite, decapsate, ordonate în cadrul unei unități arhivistice, se va realiza legarea documentelor în dosare cu coperți de carton duplex și etichetarea acestora, întocmirea inventarelor, împachetarea lor în cutii, ordonarea în arhiva primăriei, oferirea consultanței și întocmirea lucrărilor de selecționare, reactualizarea inventarelor